Los edificios de oficinas vienen en todas las formas y tamaños. A menudo albergan equipos costosos y datos críticos para el negocio, así como su fuerza laboral. Si bien muchas empresas son cada vez más conscientes de la ciberseguridad, es vital que no se olvide la seguridad física. Las personas que entran y salen de su edificio siguen siendo un riesgo. Los sistemas de control de acceso restringen quién entra, dónde puede ir y cuándo puede hacerlo. Al elegir una nueva solución o actualizar un equipo heredado, es esencial hacerlo bien.
¿Qué es el control de acceso?
El control de acceso es un método para restringir qué personas pueden acceder a qué áreas de sus instalaciones. Es un campo amplio y variado. Desde sistemas rudimentarios en los que se entregan llaves mecánicas a determinadas personas hasta la identificación biométrica de alta tecnología, puede resultar difícil saber por dónde empezar. Esta lista le ayuda a comprender los factores clave a considerar cuando busca un sistema de control de acceso a la oficina nuevo o actualizado. Una vez que haya determinado lo que necesita, será mucho más fácil comparar soluciones y encontrar la adecuada para su negocio.
¿Cuántos puntos de acceso y puertas interiores hay involucrados?
Lo primero que debe evaluar es la escala del sistema de control de acceso de su oficina. ¿Solo necesita controlar que un puñado de empleados entren por la puerta principal por la mañana? ¿O gestiona unas instalaciones grandes con cientos de empleados en diferentes plantas y zonas? Una elección que debe tomar al principio del proceso es entre control de acceso independiente o en línea. Los sistemas independientes se gestionan directamente en los puntos de acceso y generalmente son adecuados para instalaciones más pequeñas con menos de 50 usuarios. Por el contrario, los sistemas en línea se gestionan desde un punto centralizado a través de Internet. Eso significa que para oficinas más grandes con más personal y visitantes que administrar, todo se puede hacer desde una computadora.
¿Cuántas personas utilizarán el sistema de control de acceso a la oficina?
¿Su sistema es sólo para un pequeño equipo de personal permanente? ¿O necesita administrar empleados en el sitio, equipos de campo y visitantes frecuentes? La cantidad y complejidad de su base de usuarios son factores importantes en la elección de credenciales en su sistema. Por ejemplo, es posible que desee que todos ingresen un código de teclado al ingresar al edificio. Un método perfectamente válido para elegir; pero imagina que tienes 150 empleados y todos necesitan hacer eso. Si a una persona le toma diez segundos, entonces podría terminar con una acumulación de personas esperando para entrar. Un sistema clásico de transferencia de tarjetas sería mucho más rápido y eficiente para oficinas grandes. Sin embargo, al mismo tiempo, cuantas más personas le entregues tarjetas, más probabilidades tendrás de lidiar con la pérdida, el robo y el daño de las tarjetas. Mientras tanto, los sistemas biométricos, como los escáneres de huellas dactilares, no requieren que el personal lleve una tarjeta ni recuerde un código. En el sitio de una gran empresa, este podría ser un buen punto medio para usted. Sin embargo, los sistemas biométricos pueden tener un precio más alto.
¿Está priorizando la seguridad, la conveniencia o el precio?
El acto de equilibrio entre las necesidades de la empresa y las necesidades de los usuarios es crucial. Al diseñar un sistema de control de acceso, se deben priorizar.
Seguridad
Si su máxima prioridad es una seguridad sólida, deberá gastar más en una solución de mayor tecnología. Quizás opte por la autenticación multifactor o el cifrado avanzado. Un sistema de este tipo también puede requerir que los usuarios comprometan la comodidad. Si hay varias etapas para obtener acceso, cada usuario tardará más en completarlas. Las soluciones de mayor seguridad pueden tardar más tiempo en procesar los datos. Sin embargo, los beneficios de seguridad del cifrado y la validación en esos pocos segundos podrían anular ese pequeño inconveniente.
Conveniencia
Algunas empresas pretenden hacer de la comodidad el rey. Es posible que desee que su personal utilice una sola tarjeta magnética para ingresar al edificio, pagar en la cafetería y registrar el kilometraje. Algunos sistemas incluso admiten credenciales móviles. El usuario recibe derechos de acceso digital a una aplicación en su teléfono y los utiliza para acceder. Es probable que estos sistemas tengan un precio más alto, así como tareas administrativas y de capacitación adicionales para los usuarios incorporados.
Precio
Si está dispuesto a hacer sacrificios en materia de seguridad con alta tecnología, entonces el control de acceso a la oficina puede resultar rentable. Si es una pequeña empresa con una fuerza laboral reducida, es posible que solo necesite controlar la puerta de entrada. En ese caso, puede que todo lo que necesite sea un teclado y una cerradura eléctrica. Naturalmente, eso transfiere a los usuarios la responsabilidad de recordar el código del teclado. Pero, al mismo tiempo, sus costos de mantenimiento son menores ya que no tendrá que reemplazar las tarjetas magnéticas perdidas o dañadas.
¿Necesita un sistema plano o varios niveles de acceso?
La complejidad de su sistema de control de acceso a menudo aumenta con el tamaño de las instalaciones. En una oficina pequeña con sólo diez escritorios, es posible que solo necesites permitir el acceso a la puerta principal. O tal vez todo el personal pueda acceder a la puerta principal pero sólo el jefe pueda acceder a su oficina privada. Estos diferentes conjuntos de permisos se conocen como niveles de acceso. No existe una forma “correcta” de organizar sus niveles de acceso; depende completamente de su negocio. Imagine un local de tamaño mediano con dos oficinas pequeñas, un almacén y una sala de demostración. Es posible que desee que solo el personal del almacén tenga acceso a esa área y que solo el equipo de ventas tenga acceso a la suite de demostración. Estas configuraciones están configuradas con niveles de acceso. En un edificio grande, los niveles de acceso pueden ser muy complejos. Con múltiples pisos, diferentes departamentos y más niveles de jerarquía empresarial a tener en cuenta, la configuración del sistema requiere una reflexión detallada.
¿Cómo se gestionará el sistema de control de acceso a la oficina?
¿Subcontratarás la gestión de tu control de acceso? ¿O será responsabilidad del personal interno? ¿Cuánto tiempo les tomará eso en su semana? En muchas empresas, el control de acceso lo gestiona un oficial de seguridad o el personal de recepción. Es importante recordar que cuanto más complejo sea su sistema, más tiempo se necesitará para administrarlo.
¿Cuánto administrador estás dispuesto a asumir?
También es importante considerar el modo de inscripción. Esto también depende del tipo de sistema y de las credenciales elegidas. Por ejemplo, en un sistema independiente de transferencia de tarjetas, el administrador debe registrar cada nueva credencial directamente en cada punto de acceso. Si solo tuvieras una puerta de entrada, no estaría tan mal. Si la recepcionista tiene que visitar 30 puertas diferentes individualmente para registrar a cada nuevo usuario, es posible que deba reconsiderarlo. El control de acceso en línea generalmente ofrece procesos de inscripción más eficientes. En muchas soluciones, se pueden agregar al sistema lectores de inscripción especiales. Estos están ubicados donde esté la computadora de administración principal y le permiten agregar nuevos usuarios directamente al sistema. No es necesario llevar a un nuevo empleado a un punto de acceso activo para registrar su huella digital; simplemente hágalo en el mostrador de recepción y estará listo.
¿Necesita incluir alguna característica especial?
Las soluciones de control de acceso son muchas y variadas. Es importante considerar algunas características especiales:
Anti-passback
Un desafío muy común para el control de acceso en oficinas es el intercambio de credenciales. Anti-passback evita que la misma tarjeta se pase dos veces en un corto período de tiempo. Eso significa que un empleado no puede deslizar su tarjeta para obtener acceso y luego pasársela a otra persona para que la use nuevamente. También ayuda a prevenir el seguimiento cercano, donde los usuarios simplemente siguen a otra persona a un área segura.
Integración de cámara
¿Necesita que su sistema se integre con sus cámaras CCTV o ANPR en el sitio? Algunas soluciones, como ATRIUM, permiten integraciones que mejoran enormemente la visibilidad de su sitio. Por ejemplo, si alguien intenta forzar la apertura de una puerta, el administrador recibe instantáneamente una ventana emergente de la transmisión CCTV en vivo en esa área.
Integración de alarma
Todos los locales comerciales deben estar equipados con sistemas de alarma contra incendios e intrusos. ¿Necesita que funcionen junto con su solución de control de acceso? Si suena una alarma de incendio, ¿se deben desbloquear inmediatamente todas las puertas para permitir un escape seguro? Si se activa una alarma contra intrusos, ¿deben cerrarse instantáneamente todas las puertas?
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Implementar sistemas de control de acceso nunca es fácil. Con tanto que considerar a la vez, es vital que busque el apoyo de un instalador experto para su proyecto. Sin embargo, salir al mercado con una idea clara de lo que necesitas hará que el proceso sea más fluido y sencillo.
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